কার্যালয় প্রসঙ্গে প্রাচীন যুগে কার্যালয়, মধ্যযুগীয় কার্যালয়, আধুনিক সময়ে কার্যালয়, উদ্দেশ্য, মুক্ত কার্যালয়, দলগত কর্মক্ষেত্র, ব্যক্তিগত কার্যালয়, মিটিং ক্ষেত্র, সংরক্ষণ ক্ষেত্র, মেইল এলাকা, অপেক্ষার জায়গা ও আধুনিক প্রয়ােজনিয়তা সম্পর্কে জানবো।
কার্যালয়
| বিষয় | কার্যালয় |
| উদ্দেশ্য | কাজের পরিবেশ প্রদান |
| প্রাচীন যুগ | প্রাসাদ বা মন্দিরের অংশ |
| পরিচালনা দায়িত্ব | প্রধান কর্মকর্তা |
ভূমিকা :- কার্যালয় এমন একটি স্থান যেখানে একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীরা সংস্থার উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্যগুলিকে সমর্থন ও উপলব্ধি করার জন্য প্রশাসনিক কাজ সম্পাদন করে। আধুনিক পরিভাষায় একটি কার্যালয় সাধারণত এমন একটি অবস্থান যেখানে অধীনস্থ কর্মীরা তাদের কার্য সম্পাদন করে।
কার্যালয় সম্পর্কে স্টিফেনসনের অভিমত
জেমস স্টিফেনসনের মতে, “কার্যালয় হল ব্যবসায়িক উদ্যোগের সেই অংশ, যা তার বিভিন্ন কার্যক্রমের দিকনির্দেশনা এবং সমন্বয়ের জন্য নিবেদিত।”
প্রাচীন যুগে কার্যালয়
প্রাচীন শাস্ত্রীয় যুগে কার্যালয় গুলি প্রায়শই একটি প্রাসাদ এলাকা বা একটি বড় মন্দিরের অংশ ছিল।
মধ্যযুগীয় কার্যালয়
মধ্যযুগীয় কার্যালয় সাধারণত এমন একটি জায়গা যেখানে বেশিরভাগ সরকারী চিঠি লেখা হত এবং নির্দিষ্ট কোনো রাজ্যের প্রশাসনে আইন অনুলিপি করা হত। নবজাগরণ -এর সময় মুদ্রণের প্রচলন এই প্রাথমিক সরকারী কার্যালয় গুলিতে খুব বেশি পরিবর্তন আনতে পারে নি।
আধুনিক সময়ে কার্যালয়
অষ্টাদশ ও উনবিংশ শতকে শিল্প বিপ্লব তীব্র হওয়ার সাথে সাথে ব্যাংকিং, রেল, বীমা প্রভৃতি শিল্প নাটকীয়ভাবে বৃদ্ধি পেয়েছিল। আর এর জন্য অনেক কর্মচারীর প্রয়োজন হয়। ফলে তাদের কার্যক্রমের জন্য কার্যালয় স্থান বরাদ্দ করা হয়েছিল।
কার্যালয়ের উদ্দেশ্য
- (১) একটি কার্যালয়ের প্রধান উদ্দেশ্য হল কার্য সম্পাদনে তার দখলকারীদের সমর্থন করা। কার্যালয়ে স্থানগুলি সাধারণত কার্যালয়ের প্রচলিত ক্রিয়াকলাপ যেমন- পড়া, লেখা এবং কম্পিউটারের কাজের জন্য ব্যবহৃত হয়।
- (২) প্রাথমিকভাবে প্রশাসনিক এবং ব্যবস্থাপক কর্মীদের জন্য একটি কর্মক্ষেত্র এবং কাজের পরিবেশ প্রদান করাই হল কার্যালয় স্থানের প্রধান উদ্দেশ্য। প্রধান পরিচালন কর্মকর্তা কার্যালয় ভবনের প্রশাসন ও রক্ষণাবেক্ষণ পরিচালনার দায়ীত্বে থাকেন।
কার্যালয় হিসেবে ইস্ট ইন্ডিয়া হাউস
১৭২৯ সালে ইস্ট ইন্ডিয়া হাউসটি লিডেনহল স্ট্রিটে সদর দফতর হিসাবে নির্মিত হয়েছিল। এখান থেকে ইস্ট ইন্ডিয়া কোম্পানি ভারত -এর ঔপনিবেশিক সম্পত্তিগুলি পরিচালনা করত। এই কোম্পানি তার কাজের জন্য একটি অত্যন্ত জটিল আমলাতন্ত্র তৈরি করেছে, যার জন্য হাজার হাজার কার্যালয় কর্মচারীর প্রয়োজন ছিল।
কার্যালয়ের কর্মক্ষেত্র
কার্যালয়ে কর্মক্ষেত্রগুলি সাধারণত কার্যালয়ের প্রচলিত ক্রিয়াকলাপের সাথে যুক্ত। যেমন –
(১) মুক্ত কার্যালয়
দশ জনেরও বেশি লোকের জন্য একটি উন্মুক্ত কর্মক্ষেত্র হল মুক্ত কার্যালয়। এটি ঘন ঘন প্রয়োজন এমন ক্রিয়াকলাপের জন্য উপযুক্ত।
(২) দলগত কর্মক্ষেত্র
সাধারণত দুই থেকে আটজনের জন্য একটি অর্ধেক ঘেরা কর্মক্ষেত্র, যা দলগত কাজের জন্য উপযুক্ত।
(৩) ঘনক্ষেত্র
একজন ব্যক্তির জন্য একটি অর্ধেক ঘেরা কর্মক্ষেত্র, যা মাঝারি মিথস্ক্রিয়া সম্পন্ন কার্যকলাপের জন্য উপযুক্ত।
(৪) ব্যক্তিগত কার্যালয়
একজন ব্যক্তির জন্য একটি আবদ্ধ কর্মক্ষেত্র। এটি সাধারণত গোপনীয় কার্যকলাপের জন্য উপযুক্ত।
(৫) যৌথ কার্যালয়
দুই বা তিনজনের জন্য একটি আবদ্ধ কর্মক্ষেত্র। এটি আধা-কেন্দ্রিক এবং ছোট ছোট দলের সহযোগিতামূলক কাজের জন্য উপযুক্ত।
(৬) দলগত কক্ষ
চার থেকে দশ জনের জন্য একটি আবদ্ধ কর্মক্ষেত্র, যা দলগত কাজের জন্য উপযুক্ত।
(৭) অধ্যয়ন কক্ষ
একজন ব্যক্তির জন্য একটি আবদ্ধ কর্মক্ষেত্র, যা স্বল্পমেয়াদী গোপনীয় ক্রিয়াকলাপের জন্য উপযুক্ত।
(৮) মিটিং ক্ষেত্র
একটি কার্যালয়ে মিটিংয়ের স্থানগুলি সাধারণত কথোপকথন বা নিবিড় বুদ্ধিমত্তার প্রক্রিয়া রূপে ব্যবহৃত হতে পারে। একটি কার্যালয়ে নানা ধরনের মিটিং ক্ষেত্র থাকে। যেমন –
(ক) ছোট মিটিং কক্ষ
দুই থেকে চারজনের জন্য একটি আবদ্ধ মিটিং ক্ষেত্র, যা আনুষ্ঠানিক এবং সাংগঠনিক উভয় ধরনের মিথস্ক্রিয়ার জন্য উপযুক্ত।
(খ) বড় মিটিং কক্ষ
পাঁচ থেকে বারো জনের জন্য একটি আবদ্ধ মিটিং ক্ষেত্র, যা আনুষ্ঠানিক মিথস্ক্রিয়া জন্য উপযুক্ত।
(গ) বুদ্ধিমত্তা প্রকাশের ক্ষেত্র
পাঁচ থেকে বারো জনের জন্য একটি আবদ্ধ মিটিং ক্ষেত্র, যা বুদ্ধিমত্তার বৈঠক এবং কর্মশালার জন্য উপযুক্ত।
(ঘ) মিটিং পয়েন্ট
দুই থেকে চারজনের জন্য একটি মুক্ত মিটিং ক্ষেত্র, যা অ্যাডহক, অনানুষ্ঠানিক বৈঠকের জন্য উপযুক্ত
(৯) সংরক্ষণ ক্ষেত্র
সাধারণত কার্যালয়ের ব্যবহৃত জিনিসপত্র সরবরাহের সংরক্ষণ করার জন্য একটি খোলা বা আবদ্ধ স্থান।
(১০) মুদ্রণ ও অনুলিপি এলাকা
মুদ্রণ, স্ক্যানিং ও অনুলিপি করার সুবিধা সহ একটি মুক্ত বা আবদ্ধ স্থান।
(১১) মেইল এলাকা
একটি খোলা বা অর্ধেক খোলা স্থান যেখানে কর্মীরা তাদের মেল গ্ৰহণ বা বিতরণ করতে পারে।
(১২) ক্যান্টিন
একটি খোলা বা আবদ্ধ স্থান, যেখানে কর্মীরা এবং দর্শনার্থী বা গ্ৰাহকরা খাবার পেতে পারে।
(১৩) বিরতি এলাকা
একটি অর্ধেক খোলা বা আবদ্ধ স্থান, যেখানে কর্মীরা কাজ থেকে বিরতি নিয়ে সময় অতিবাহিত করতে পারে।
(১৪) দেরাজ এলাকা
একটি বদ্ধ বা অর্ধেক খোলা স্থান, যেখানে কর্মীরা তাদের ব্যক্তিগত জিনিসপত্র সংরক্ষণ করতে পারে।
(১৫) গ্ৰন্থাগার
বই, পত্র-পত্রিকা পড়ার জন্য একটি অর্ধেক খোলা বা আবদ্ধ স্থান।
(১৬) অপেক্ষার জায়গা
একটি খোলা বা অর্ধেক খোলা স্থান, যেখানে দর্শক বা গ্ৰাহকরা অপেক্ষা করতে পারে।
কার্যালয়ের আধুনিক প্রয়োজনীয়তা
কার্যালয়ের জন্য কিছু আধুনিক প্রয়োজনীয়তা আছে। এই প্রয়ােজনীয়তা আইনী বা প্রযুক্তিগত হতে পারে। পাশাপাশি নিরাপত্তা, বিন্যাসের নমনীয়তাও বিশেষ জরুরী।
উপসংহার :- একটি কার্যালয় কাঠামো বা প্রতিটি কার্যালয়ের সাধারণত একটি অভ্যর্থনা এলাকা, এক বা একাধিক মিটিং কক্ষ, একক বা পরিকল্পিত কর্মক্ষেত্র এবং সেই সাথে বাথরুম অবশ্যই থাকবে।
(FAQ) কার্যালয় সম্পর্কে জিজ্ঞাস্য?
কর্মচারীদের কার্য সম্পাদনে সহায়তা করা।
১৭২৯ খ্রিস্টাব্দে।
প্রশাসনিক এবং ব্যবস্থাপক কর্মীদের জন্য একটি কর্মক্ষেত্র এবং কাজের পরিবেশ প্রদান করা।